1. Cláusulas generales
1.1. El Comité de tecnologías de información de Evrofinance Mosnarbank (denominado en adelante el Comité) es el órgano colegial constante de Evrofinance Mosnarbank (denominado en adelante “el Banco”) creado de acuerdo con la resolución de la Junta directiva del Banco (orden No 202 del 27.07.2004), que tiene derecho a tomar acuerdos por los asuntos referidos a su competencia por la presente Disposición.
1.2. La presente Disposición se considera y se coordina en el Comité y se aprueba por la Junta directiva del Banco, todas las modificaciones se introducen por la resolución del Comité con aprobación de la Junta directiva del Banco.
1.3. La presente Disposición determina el procedimiento de creación, las facultades, el procedimiento general de la actividad del comité, el procedimiento de realización de reuniones (presenciales y a distancia) y la formalización de los acuerdos del Comité.
1.4. El Comité está creado a efectos de fomento de los procesos de desarrollo de las tecnologías de información (TI) en el Banco de acuerdo con los requerimientos de los planes de negocio, de formación de relaciones de colaboración entre las subdivisiones del Banco a nivel de desarrollo de TI, de fomento de desarrollo de la infraestructura del Banco en materia de TI.
1.5. En su actividad el Comité se guía de los Estatutos del Banco, de las resoluciones de la Junta directiva del Banco, la Política del Banco en materia de TI, la Estrategia del Banco en materia de TI, así como de la presente Disposición.
1.6. De ser necesario los acuerdos del Comité pueden someterse a la aprobación de la Junta directiva del Banco.
2. Tareas del Comité
2.1. Abastecimiento de la correspondencia de la estrategia del Banco en materia de TI a la estrategia general de desarrollo del Banco y a su plan de negocios.
2.2. Coordinación del trabajo de desarrollo y realización de la política y la estrategia del Banco en materia de TI, formación de propuestas y recomendaciones en materia de desarrollo de TI y su presentación para la consideración y aprobación de la Junta directiva del Banco.
2.3. Elaboración de una posición consolidada por problemas actuales de desarrollo de TI en el Banco.
2.4. Coordinación del presupuesto para el ejercicio financiero en materia de TI y su presentación para la consideración y aprobación de acuerdo con el procedimiento presupuestario existente.
2.5. Consideración, aprobación del plan de trabajos del Departamento de TI, introducción de cambios en el plan de trabajos del Departamento de TI (cambio de la composición y la prioridad de los proyectos en el plan de trabajos del Departamento de TI). Análisis regular de cumplimiento del plan de trabajos del Departamento de TI.
3. Derechos del Comité
3.1. Coordinar los trabajos sobre el abastecimiento de la correspondencia de la estrategia del Banco en materia de TI a las tareas del plan de negocios del Banco.
3.2. Considerar y acordar la política y estrategia del Banco en materia de TI.
3.3. De ser necesario, someter los materiales de las sesiones a la consideración de la Junta directiva del Banco.
3.4. Hacer propuestas a los directivos de las subdivisiones estructurales del Banco y a la Junta directiva del Banco sobre el desarrollo de TI del Banco.
3.5. Solicitar y recibir de los directivos de las subdivisiones estructurales del Banco la información necesaria para su funcionamiento.
3.6. Invitar para el trabajo en las sesiones del Comité a los representantes de las subdivisiones estructurales del Banco.
3.7. Iniciar la creación entre los miembros del Comité, especialistas del Departamento de TI y de otras subdivisiones del Banco de grupos operativos separados para elaborar los proyectos y las propuestas en el marco de la competencia del Comité.
3.8. Aprobar el plan de trabajos del Departamento de TI.
3.9. Cambiar la composición y la prioridad de proyectos en el plan de trabajos del Departamento de TI teniendo en cuenta los requerimientos de las subdivisiones estructurales del Banco, si estos cambios no contradicen la resolución de la Junta directiva del Banco o a las órdenes del Banco. Además, el cambio de prioridades de los proyectos del Departamento de TI que han sido establecidos por la resolución de la Junta directiva del Banco o la orden del Banco debe someterse a la consideración de la Junta directiva del Banco.
3.10. Redistribuir los recursos menores o iguales al importe de 200 mil dólares entre los conceptos en el marco del presupuesto del Departamento de TI, si estos cambios no contradicen la resolución de la Junta directiva del Banco o la orden del Banco. Además, la redistribución de recursos entre los conceptos del presupuesto del Departamento de TI que han sido establecidos individualmente por la resolución de la Junta directiva del Banco o la orden del Banco debe someterse a la consideración de la Junta directiva del Banco.
3.11. Someter a la consideración de la Junta directiva del Banco los proyectos TI extrapresupuestarios.
4. Obligaciones del Comité
4.1. Abastecer la correspondencia de la estrategia del banco en materia de TI a las tareas del plan de negocios del Banco.
4.2. Asistir a los procesos de desarrollo de TI en el Banco de acuerdo con los requerimientos de los planes de negocio del Banco.
4.3. Abastecer la eficiencia de la realización de la estrategia del Banco en materia de TI y la eficiencia de interacción del Departamento de TI y las subdivisiones empresariales del Banco.
5. Composición del Comité
5.1. Forman parte del Comité los empleados nombrados en la orden del Banco.
5.2. Los miembros del Comité deben influir positivamente en el proceso de desarrollo de TI del Banco, estar orientados al diálogo, al trabajo constructivo, a las relaciones de colaboración.
5.3. El acuerdo de cambio de la composición se toma en la sesión del Comité. El cambio de la composición del Comité se aprueba por la orden del Banco. Las causas de excluir de la composición del Comité pueden ser, por ejemplo, el incumplimiento de los acuerdos del Comité y la falta sistemática de las sesiones del Comité (más del 50% por año) sin causas justificadas.
5.4. Para organizar el funcionamiento del Comité por la orden del Banco se nombra el Presidente del Comité, su suplente y el secretario técnico.
5.5. El Presidente del Comité realiza la gestión del funcionamiento del Comité, determina la serie de asuntos sujetos a consideración en las sesiones del Comité, convoca sesiones del Comité y preside en las mismas, hace encargos a los miembros del Comité, represente el Comité en la Junta directiva del Banco.
5.6. El suplente del presidente del Comité abastece la organización del funcionamiento del Comité por los cursos determinados por el presidente del Comité y hace las veces del Presidente del Comité en su ausencia.
5.7. Los miembros del Comité hacen propuestas relacionadas con los cursos y el plan de trabajo del Comité, cumplen los encargos de desarrollo de proyectos de recomendaciones; toman parte en el estudio y la deliberación de las recomendaciones y de otros materiales que se forman en consecuencia de la actividad del Comité; cumplen otros encargos derivados de la presente Disposición y del plan de trabajo del Comité.
5.8. El secretario técnico del Comité recopila las propuestas del plan de trabajo del Comité recibidas; comunica a los miembros del Comité sobre los eventos planeados; les hace saber la información relacionada con la competencia del Comité; realiza el control del curso de cumplimiento de los acuerdos tomados en sus sesiones; realiza la formalización de los protocolos de sesiones y la gestión de los trabajos de oficina; informa a los miembros del Comité sobre la fecha, hora, lugar y orden del día de la sesión inmediata del Comité; publica todos los materiales de las sesiones del Comité en el despacho e-Room “Comité de TI” (denominado en adelante e-Room).
6. Organización del funcionamiento del Comité
6.1. El Comité realiza su actividad de acuerdo con las tareas expuestas en el apartado 2 de la presente Disposición.
6.2. El funcionamiento del Comité se realiza en base al orden del día aprobado por el Presidente del Comité o el Suplente del presidente del Comité.
6.3. Las sesiones del Comité se realizan en medida de lo necesario, pero no más raramente a una vez a 4 meses.
6.4. El orden del día de la sesión inmediata y los materiales por los asuntos sometidos a la consideración del Comité se preparan y se publican en e-Room.
6.5. El acceso en e-Room a los materiales de los asuntos sometidos a la consideración del Comité se da a los miembros del Comité y al secretario técnico del Comité.
6.6. Los materiales por los asuntos sometidos a la consideración del Comité a instancias de los miembros del comité o de personas invitadas se otorgan al secretario técnico del Comité en forma electrónica o en papel después de recibir la autorización del Presidente del Comité o del suplente del presidente del Comité en su ausencia.
7. Realización de las sesiones del Comité mediante la votación a distancia en e-Room
7.1. A efectos de economizar el tiempo las sesiones del Comité primero se realizan por votación a distancia en e-Room y luego mediante la votación presencial por los asuntos que requieran consideración presencial.
7.2. El secretario técnico del Comité tiene la responsabilidad por la integridad de la información presentada en e-Room sólo en caso de que tal información le haya sido otorgada por los miembros del Comité.
7.3. Durante la deliberación los miembros del Comité hacen preguntas indicando a quién están dirigidas y dan sus comentarios. Para formar el acuerdo por un asunto los miembros del Comité pueden hacer sus preguntas adicionales directamente por teléfono y recibir respuestas a las mismas.
7.4. La deliberación y la votación en e-Room dura 3 días hábiles. Durante este período los miembros del Comité deben tomar un acuerdo partiendo de la información presentada en el despacho e-Room “Comité de TI” y votar “pro”, “contra”, “pro con reserva” (la reserva se incluye por el secretario técnico en el protocolo) o solicitar la consideración del asunto en la sesión presencial.
7.5. Después de cerrar la votación en e-Room el secretario técnico incluye en el orden del día de la sesión presencial del Comité los asuntos que requieren consideración presencial.
8. Realización de la sesión presencial del Comité
8.1. Pueden someterse a la sesión presencial del Comité:
- informes anuales (semestrales) de la actividad del Departamento de TI, asuntos estratégicos y estrategia del Banco en materia de TI, proyectos del presupuesto de TI y otros asuntos relacionados con la actividad del Banco en materia de TI;
- asuntos que han recibido los votos de “contra” en la votación a distancia o que han quedado sin voto de más de una mitad de miembros del Comité que toman parte en la votación a distancia;
- asuntos que han recibido los votos de “pro con reserva” en la votación a distancia (en este caso el promotor de la consideración presencial del asunto puede ser el miembro del Comité que ha iniciado el asunto);
- asuntos antes considerados operativamente que han provocado una serie de observaciones y discordias.
8.2. En casos excepcionales en sesiones presenciales del Comité pueden considerarse los asuntos no incluidos en el orden del día de la sesión de aceptarlo la mayoría de los miembros del Comité presentes en la sesión. En caso contrario estos asuntos se fijan en el protocolo a condición de su consideración en la sesión siguiente.
8.3. La consideración de los asuntos del orden del día de la sesión del Comité se realiza en la siguiente secuencia:
- Intervención del miembro del Comité o de la persona invitada con un informe sobre el asunto del orden del día;
- Respuestas del ponente a las preguntas de los miembros del Comité;
- Deliberación del asunto del orden del día;
- Propuestas por el proyecto del acuerdo por el asunto considerado;
- Votación por el asunto a tomar;
- Cálculo de votos y formación de resultados de la votación;
- Lectura de los resultados de la votación y del acuerdo tomado por el asunto del orden del día.
9. Procedimiento de toma de acuerdos
9.1. Las sesiones del Comité se consideran válidas de haber más de una mitad de sus miembros.
9.2. Los acuerdos por los asuntos sometidos a la consideración del Comité se toman en votación abierta con mayoría simple de los miembros presentes.
10. Acta de la sesión
10.1. El proyecto del acta se forma y se aprueba por todos los miembros del Comité en e-room.
10.2. El acta de la sesión aprobada por todos los miembros del Comité se formaliza por el secretario técnico del Comité.
10.3. El acta de la sesión del Comité debe contener, salvo los requisitos obligatorios según la última redacción vigente de la Instrucción de los trabajos de oficina del Banco:
- la información del lugar, número registral y forma de realización de la sesión;
- lista de personas responsables por los acuerdos tomados;
- resultados de la votación.
10.4. El número registral del acta es su número de orden desde el principio del año.
10.5. La fecha del acta es la fecha de realización de la sesión o la fecha de toma del acuerdo mediante la votación a distancia.
10.6. El acta aprobada por los miembros del Comité se firma por el Presidente del Comité o por la persona que hace sus veces y por el secretario técnico del Comité. Las hojas del Acta (salvo la última) se rubrican por el Suplente del Presidente del Comité.
10.7. El acta firmada se escanea y se publica en e-Room.
10.8. El almacenamiento de los originales de las actas del Comité se realiza por el secretario técnico del Comité.
10.9. Al expirar el plazo de almacenamiento del expediente (con las actas del Comité) según la Nomenclatura los originales de las actas se entregan con los demás documentos de la subdivisión para el almacenamiento en archivos.
